Fiere e GDPR

Sulla base di queste nuove regole anche la presenza in fiera da parte delle aziende ha la necessità di sottostare a degli obblighi predefiniti, i quali prevedono la richiesta di un consenso esplicito (e non più, quindi, del silenzio assenso) al trattamento dei dati da parte della persona interessata. Proprio per tale motivo è necessario che gli stessi commerciali in fiera, prima di ricevere il biglietto da visita o un contatto da parte di un potenziale cliente, facciano firmare al medesimo una dichiarazione esplicita preventiva di consenso ad essere ricontattato (anche tramite una rapida procedura online in cui si dichiara il proprio intento con un solo click – utilizzando google forms, ad esempio, oppure adoperandosi con altre app o moduli scritti). E’ vietato anche utilizzare i vecchi database di fiere o inviare email di ringraziamento ai contatti presenti in fiera se non sono stati acquisiti in piena regola con il GDPR. Il rischio di non adempiere a tali obblighi è, difatti, quello di incorrere in multe salatissime.

Fiera di Milano: normative per la realizzazione di soppalchi nelle aree espositive

REGOLAMENTO GENERALE:

• La realizzazione di soppalchi è consentita in tutti i padiglioni del quartiere fieristico ad esclusione dei pad. 8 – 12 – 16 – 20;
• La realizzazione dei soppalchi è consentita nelle aree espositive di superficie non inferiore a 90 mq. La superficie del soppalco, escluse le scale, non potrà essere superiore al 50% di quella del posteggio e non potrà superare 200 mq totali;
• I soppalchi possono essere adibiti ad uso ufficio/ricevimento clienti con annessi piccoli bar e posti di ristoro. E’ vietata l’utilizzo delle aree ad uso espositivo;
• L’appoggio delle strutture sui pozzetti di accesso agli impianti è vietato; l’appoggio sulle coperture di metallo dei cunicoli e delle camerette impianti deve invece essere approvato dal SATE (Servizio Assistenza Tecnica Espositori). Il soppalco – di tipo autoportante – deve essere calcolato per un sovraccarico accidentale pari a 3,00 kn/mq, le scale per un sovraccarico pari a 4,00 kn/mq, i parapetti e le pareti per resistere a spinte pari a 2 kn/mq applicate in corrispondenza del corrimano e a 1,20 mt del piano di calpestio;
• L’altezza del soppalco non deve essere inferiore a 2,70 mt e non superiore a 5,00 mt. Il parapetto di protezione dell’area soppalcata deve essere d’altezza non inferiore a 1,10 mt. Gli allestimenti del soppalco devono essere installati ad almeno 1,50 mt dagli impianti tecnici esistenti nel padiglione;
• Sono vietati velari e cielini continui;
• Le aree di soppalco e le scale di accesso al medesimo devono essere dotati  di illuminazione normale e di emergenza. Quest’ultima deve garantire un illuminamento medio a un mt dal pavimento pari a 5 lux per durata di un’ora;
• L’area sotto il palco deve essere aperta per consentire un agevola aerazione ed il corretto funzionamento dell’impianto rivelazione incendi del padiglione;
• L’installazione di eventuali cartelli deve essere autorizzata dall’Ente Organizzatore. Sul soppalco deve essere installato un estintore con capacità estinguente pari a 34A-144B ogni 50 mq di superficie protetta;
• Il soppalco deve essere dotato di: 1 scala fino a 100mq di superficie protetta oppure 2 scale oltre i 100mq di superficie protetta. Ogni rampa deve avere da un min di 3 a un max di 15 gradini ed essere dotata di corrimano su un lato. La larghezza delle scale non deve essere inferiore a 1,00 mt. I gradini devono essere di pianta rettangolare, avere una pedata non inferiore a 0,30 mt ed un alzata non superiore a 0,18 mt;
• Le vie di esodo dal soppalco devono essere dotate di opportuna segnaletica luminosa normale e di emergenza;
• La portata del pavimento dei padiglioni nei quali è possibile realizzare soppalchi è di 50 kpa carico di tipo distribuito e di 60 kn carico puntuale su impronta di m 0,10×0,30.

DOCUMENTAZIONE:

• L’espositore è tenuto a sottoporre preventivamente il progetto all’ente fiera per approvazione. Gli elaborati devono essere costituiti da piante e sezioni quotate in scala 1:100 con particolari in scala 1:50  dell’allestimento del piano terra e del piano soppalco + relazione tecnico-descrittiva che riporti anche le tipologie dei materiali che verranno utilizzati;
• 15 giorni prima dell’inizio dei lavori dovranno essere consegnati al SATE gli elaborati relativi a progetto esecutivo del soppalco + relazione di calcolo statico a firma di un professionista abilitato;
• A lavori ultimati deve essere consegnato al SATE il certificato di collaudo delle strutture realizzate prodotto da un professionista abilitato + dichiarazione di conformità degli impianti.

Perchè scegliere di partecipare ad una fiera all’estero

Prima di buttarsi a capofitto nel mercato estero risulta però necessario effettuare a priori una verifica approfondita del mercato a cui si vuole puntare (concorrenti/espositori, clienti potenziali e eventuali fasi burocratiche); tale analisi risulterà necessaria al fine di scegliere strategicamente la fiera a seconda della tipologia di potenziale cliente al quale rivolgersi.

E’ bene porre attenzione anche alle diverse normative che riguardano l’ente fiera estero di riferimento, in particolar modo per quanto concerne  i regolamenti e le dimensioni massime dello stand. Una volta organizzato l’intero processo fieristico sarebbe utile effettuare un sopralluogo nei dintorni della fiera sia per conoscere  meglio il paese ospite che per  incontrare  intermediari o potenziali partner, visitando aziende del settore che siano ben conosciute in zona.

Il vantaggio di partecipare ad una fiera all’estero, una volta terminate suddette fasi preliminari, è  comunque molteplice. Primo punto a favore: l’impresa italiana può richiedere il rimborso per alcune spese sostenute in occasione della fiera con addebito dell’Iva estera (art. 38-bis1 del D.P.R. n. 633/1972). Scegliendo il mercato giusto, oltre a far conoscere il proprio prodotto al di fuori dei confini nazionali, sarà possibile inoltre effettuare incontri con buyer internazionali e potenziali clienti che potrebbero portare contatti utili per lo sviluppo di una prima rete di mercato internazionale. L’apprezzamento di critici, media e clienti finali rappresenterebbe, inoltre, la ciliegina sulla torta per quanto concerne il riconoscimento del proprio brand. Se al termine della fiera non si è ancora arrivati a questo, niente paura.

Questa prima esperienza vi ha aiutato a conoscere meglio il nuovo territorio e sicuramente alla prossima fiera non vi farete trovare impreparati!

Allestitori e normative sulla sicurezza: il “Decreto Palchi e Fiere”

L’allestimento degli stand all’interno delle fiere deve essere condotto tenendo conto delle normative contenute all’interno del cosiddetto “Decreto Palchi e Fiere” (corrispondente al Decreto Interministeriale del 22 luglio 2014 -Scaricabile qui).

Tali disposizioni sono da applicarsi in merito all’ approntamento e allo smantellamento di strutture allestitive (stand), tendoni od altre opere temporanee per manifestazioni fieristiche.

Le esclusioni alla materia vanno effettuate solamente in caso di:

• Strutture allestitive di altezza inferiore a 6,50 metri
• Strutture a due piani purché con proiezione in pianta del piano superiore fino a 100 metri quadrati
• Strutture temporanee e tendostrutture realizzate con elementi prodotti da un unico fabbricante (montate seconde le indicazioni del medesimo, rispettando le prescrizioni ed i carichi massimi) di altezza complessiva inferiore a 8,50 metri.

Nelle attività soggette al decreto si applicano le disposizioni relative ai cantieri temporanei o mobili (titolo IV del D.Lgs. 81/2008) con le seguenti particolarità:

• Per “cantiere” deve intendersi il luogo in cui viene realizzata la manifestazione fieristica
• Per “committente” si intende il soggetto, gestore del quartiere fieristico oppure organizzatore della manifestazione oppure, infine, espositore (che utilizza lo stand) dotato di poteri decisionali e di spesa, per conto del quale si realizza l’attività di approntamento e smantellamento di strutture allestitive

Il gestore o l’organizzatore della manifestazione fieristica redige il DUVRI di cui all’art. 26 del D.LGs. 81/2008

Il committente oppure il responsabile dei lavori deve acquisire le informazioni previste dall’allegato IV (attrezzature permanenti, viabilità, ecc.) e V (DUVRI) per raccogliere informazioni minime sul luogo dell’evento.

Ai fini della progettazione delle opere temporanee il coordinatore per la sicurezza redige, qualora previsto, il Piano di Sicurezza e Coordinamento (PSC) e non anche il fascicolo dell’opera.

Ai fini della verifica dell’idoneità tecnico professionale, di ogni esecutore il committente acquisisce il DURC, copia del certificato di iscrizione alla CCIAA e l’autocertificazione di cui all’allegato XVII del decreto legislativo n. 81/2008; se le imprese esecutrici sono straniere va utilizzato il modello disponibile all’allegato II del decreto.

I contenuti minimi del POS e del PSC sono riportati nell’allegato VI al decreto. La recinzione di cantiere – a seguito di apposita valutazione dei rischi – può essere sostituita con apposita attività di sorveglianza.

I rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza delle imprese esecutrici debbono ricevere copia del POS e del PSC prima dell’inizio dei lavori; su loro iniziativa è possibile individuare un rappresentante dei lavoratori per la sicurezza di sito produttivo, per operare il coordinamento fra i rappresentanti medesimi.

Fiere internazionali e problematiche IVA

Viene da principio distinta la partecipazione a fiere e relative operazioni accessorie, tassabili nel Paese del committente, in base alla regola dei “servizi generici”, prevista dall’art. 7-ter, DPR n. 633/1972, da quella delle prestazioni di servizi per l’accesso alle manifestazioni e relativi servizi accessori, che invece continuano ad assumere rilevanza ai fini IVA nel luogo dell’evento anche per i rapporti B2B. Si ricorda che le modalità variano comunque a seconda del luogo di stabilimento del prestatore estero.

Nel caso in cui il prestatore estero sia residente in un paese comunitario, il cliente italiano integrerà la fattura e successivamente la registrerà in base agli art. 46 e 47 del D.L. 331/1993. In caso contrario, in presenza di un residente Extra-UE, bisognerà emettere invece autofattura.

In caso di servizi di accesso alla manifestazione e servizi accessori, la società organizzatrice emetterà una fattura con IVA del Paese di svolgimento ed il cliente italiano residente la annoterà soltanto in contabilità generale, salvo richiedere il rimborso del tributo assolto.